Aby sprawdzić księgę wieczystą nie trzeba się już udawać osobiście do Sądu. Od 2003 roku księgi wieczyste są bowiem dostępne online i każdy może się z nimi zapoznać.

Przeniesieniem treści ksiąg wieczystych z formy papierowej do elektronicznej zajmowały się wyznaczone Sądy Rejonowe. W celu prowadzenia ksiąg wieczystych w systemie informatycznym stworzona została Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych. Księgi w formie elektronicznej można przeglądać bezpłatnie na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości (System Elektronicznych Ksiąg Wieczystych, EKW). Można tam też złożyć wniosek np. o odpis księgi wieczystej, wyciąg z księgi wieczystej czy np. zaświadczenie o zamknięciu księgi wieczystej. Dokumenty te mają moc dokumentów wydawanych przez Sąd i wystarczy je tylko samodzielnie wydrukować, bez konieczności zaopatrywania ich w pieczęć urzędową i podpis upoważnionego pracownika. Pozyskanie takich dokumentów jest jednak odpłatne.

Jakie informacje zawiera elektroniczna księga wieczysta?

Księgi elektroniczne nie różnią się od ksiąg w formie papierowej i zawierają dokładnie takie same informacje. W formie elektronicznej księgi wieczystej przekształceniu uległ jedynie sposób prowadzenia dokumentu. Dotychczasowe łamy księgi papierowej w formie elektronicznej księgi zostały zastąpione rubrykami i podrubrykami. Dokument podzielony jest na cztery części, nazywane Działami, są to:

• Dział I-O - „Oznaczenie nieruchomości”
• Dział I-Sp - „Spis praw związanych z własnością”
• Dział II - “Własność”
• Dział III - “Prawa, roszczenia i ograniczenia”
• Dział IV - “Hipoteka”

Wpisy znajdujące się w Dziale I to informacje identyfikujące nieruchomość, jej lokalizację i cechy takie, jak metraż, liczba i rodzaj pomieszczeń, kondygnacja itp. W przypadku księgi wieczystej działki znajdziemy tu jej powierzchnię (obszar) oraz numer ewidencyjny i identyfikator działki. Informacje wskazujące, kto jest właścicielem nieruchomości znajdują się w Dziale II - "Własność". W przypadku osób fizycznych w księdze podawane są ich imiona i nazwiska, imiona rodziców oraz PESEL (nie zawsze).

Z perspektywy osoby planującej zakup danej nieruchomości ważne będą zwłaszcza Działy III oraz IV. Jak nazwa Działu III sama wskazuje, mogą się w nim znajdować wpisy (“Prawa, roszczenia i ograniczenia”) istotnie wpływające na możliwości rozporządzania nieruchomością, np. wpis prawa pierwokupu oznacza, że w pierwszej kolejności nieruchomość może być sprzedana osobie (podmiotowi) wskazanej w tym wpisie. Dopiero jeśli ta osoba nie skorzysta ze swojego prawa, nieruchomość będzie mogła być sprzedana osobie trzeciej. Dosyć często ma też miejsce sytuacja, w której w Dziale IV księgi wieczystej znajduje się wpis hipoteki, który wskazuje na to, że nieruchomość została kupiona na kredyt, który należy spłacić. 

Księga wieczysta może też zawierać wzmianki (numer wydziału, numer dziennika ksiąg wieczystych, data, godzina i minuta). Oznacza to, że do działu księgi wieczystej, w którym widnieje wpis, złożony został wniosek i oczekuje on na rozpoznanie. Przed decyzją o zakupie nieruchomości warto pozyskać informacje, czego dokładnie wzmianka dotyczy, może to być np. zmiana właściciela nieruchomości. W celu uzyskania takich informacji trzeba się jednak udać do sądu wieczystoksięgowego, gdyż informacji tej nie ma w systemie EKW. Więcej przydatnych informacji na temat elektronicznych ksiąg wieczystych można znaleźć na stronie https://ksiegi-wieczyste.org/elektroniczna-ksiega-wieczysta-kilka-faktow/.

Jak znaleźć księgę wieczystą online?

Księgi wieczyste są jawne, oznacza to, że każdy może się z nimi zapoznać. Wystarczy tylko znać numer księgi wieczystej. Każda księga ma przypisany swój specjalny, unikatowy numer. Numery ksiąg wieczystych nie mogą się więc powtarzać. Pierwsza część numeru księgi to zawsze oznaczenie Sądu Rejonowego, który prowadzi księgę wieczystą. Następnie znajduje się numer księgi wieczystej starej, prowadzonej w wersji papierowej, uzupełniony z przodu zerami w taki sposób, aby łącznie posiadał on osiem cyfr. Na końcu każdej księgi znajduje się numer kontrolny. Warto pamiętać, że poszczególne części numeru księgi wieczystej oddzielone są ukośnikami. Będzie to ważne przy wpisywaniu numeru księgi wieczystej w celu jej wyszukania w przeglądarce ksiąg wieczystych na wspomnianej już stronie Ministerstwa Sprawiedliwości (system EKW). Co jednak w przypadku, kiedy nie znamy numeru księgi wieczystej? Wystarczy jeśli będziemy w stanie podać numer działki lub adres nieruchomości. Na tej podstawie można skorzystać z odpłatnej wyszukiwarki numerów ksiąg wieczystych na stronie Ksiegiwieczyste.pl.